Trong Excel 2003
Giả sử bạn có bảng tính gồm tên nhân viên và mã số nhân viên trong cơ quan. Ta cần đặt thông báo tự động khi có sự nhập trùng dữ liệu ở cột B từ dòng thứ 3 đến dòng 100.
- Bước 1: bôi đen từ ô B3 trở xuống (vùng chứa dữ liệu Mã NV).
- Bước 2: bấm vào thực đơn Format chọn mục Conditional Formating.
- Bước 3: bấm vào Conditional1 ở bên trái, chọn Formula Is. Xuất hiện hộp thoại
 sau:
nhaptrung1
 - Bước 4: Nhập công thức: =COUNTIF($B$3:$B$100,B3)=1
- Bước 5: ta chọn nút Format chọn nhãn Patterns. Trong mục Style chọn Information và gõ tiêu đề thông báo vào mục Title, nội dung cần cảnh báo vào mục Error message
nhaptrung2
- Ta cũng có thẻ chọn màu cho thông báo để dễ nhìn như màu vàng hoặc màu nào đó tùy ý, sau đó bấm OK > OK.
- Giả sử cần nhập trùng trong cột B và cột nào khác nữa, những giá trị trùng có thể đặt cảnh báo bằng màu  khác nhau để dễ phân biệt.
Đối với Excel 2007 trở đi ta cũng làm tương tự
Excel 2007 có thể hiện cảnh báo nhập trùng dữ liệu bằng màu hay bằng hộp thoại
1. Hiện cảnh báo bằng màu
Giả sử bạn có bảng tính như trong hình.
Cách thực hiện như sau:
- Bôi đen từ ô B3 trở xuống (vùng chứa dữ liệu Mã NV).
- Bấm vào thực đơn Home chọn mục Conditional Formating.
- Bấm vào New Rule.
- Chọn dòng cuối cùng “use a fomular to detemine which cells to fomart”.
- Nhập công thức: =COUNTIF($B$3:$B$100,B3)=1
- Bấm nút Format.
- Chọn nhãn Fill và chọn màu đỏ hoặc màu nào đó để dễ phân biệt, bấm OK, OK.
- Ví dụ như việc đặt dấu cảnh báo nhập trùng mã nhân viên, sẽ xuất hiện màu cảnh báo cho biết mã này đã có, bạn chỉ cần kiểm tra lại.
2. Hiện cảnh báo bằng hộp thoại
- Bôi đen các ô của cột có tọa độ B3 đến B100 (khu vực bạn cần nhập số liệu).
- Bấm vào thực đơn Data chọn Data Validation\\Data Validation.
- Bấm vào nhãn Settings.
- Trong ô Allow bạn bấm vào nút tam giác chọn Custom.
- Trong ô Formula gõ công thức:
=COUNTIF($B$3:$B$100,B3)=1
- Bấm sang nhãn Error Alert.
- Tại mục Style chọn Stop.
- Trong mục Title gõ Cảnh báo (Chọn font chữ Unicode), gõ chữ nhưng không có dấu tại mục Tile cũng được.
- Trong ô Error message gõ nội dung thông báo, thí dụ: Số chứng minh thư này đã có (nội dung của thông báo này bạn gõ bằng font Unicode)
- Bấm OK.
- Nếu nhập trùng số chứng minh thư, sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo cho biết với nội dung như trên.