1. Thủ thuật Excel - Tìm kiếm thông minh trong Excel
Chắc các bạn đã biết chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc Home – Find, nhưng trong trường hợp các bạn chưa rõ về kết quả tìm kiếm thì sao?
Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ các bạn muốn tìm kiếm cụm từ “Công ty Cổ phần hóa chất Thông Minh” trong sổ nhật ký chung trên excel nhưng các bạn không nhớ được chữ “Minh” mà chỉ nhớ là Công ty …Thông… gì gì đó, còn cụ thể là Thông cái gì thì không nhớ.
Trong trường hợp này chả lẽ bó tay, nhưng may mắn thay, nhờ sự thông minh của excel và sự khôn khéo của các bạn mà các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel sau:
- Bước 1: Bật chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách click vào commands Find trên thanh Ribbon hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F
- Bước 2: Nhập cụm từ: Công ty*Thông*
---> Tận hưởng thành quả!
Tìm kiếm thông minh trong Excel
2. Thủ thuật Excel - Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access
Trong excel có một thanh công cụ gọi là “Quick access toolbar” – đúng như tên gọi của nó, những công cụ này giúp chúng ta truy cập các chức năng của excel một cách nhanh chóng ví dụ như undo, redo, mở file mới, lưu file, in nhanh, …. Những công cụ này thường xuất hiện phía trên cùng bên trái của giao diện excel như hình dưới đây:
Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 1
Như hình trên ta các bạn có thể thấy hiện tại trên bảng tính excel trên, thanh quick access toolbar chỉ có shorcut lưu, undo và redo, đê thêm các chức năng khác các bạn nhấn vào cái mũi tên xổ xuống và đánh dấu tick để chọn các chức năng các bạn muốn vị dụ như “New” để mở file mới, “Open” để mở một file đã có sẵn, “Quick Print” để in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước khi in, hoặc “more commands” để tạo thêm bất kỳ chức năng nào các bạn muốn có trong excel.
Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 2
Như hình trên, các bạn có thể thấy tất cả các commands (lệnh) trong excel và chúng ta có thể thêm bớt bất kỳ lệnh nào bằng cách chọn lệnh đó và nhấn vào add or remove sau đó nhấn OK nhé.
3. Thủ thuật Excel - Thêm một đường chéo trong một cell (ô)
Có rất nhiều trường hợp có thể cần dùng tới thủ thuật excel này, thường là các bạn dùng nó để tạo một đường chéo mục đích là chia các thuộc tính khác nhau cho một ô hay một hàng, cột bất kỳ. Tin học Đức Minh xin đưa ví dụ các bạn muốn tạo một đường chéo chia tách hai phần tài khoản nợ và có trong sổ nhật ký chung trên excel cho nó đẹp chẳng hạn như hình dưới:
Tạo một đường chéo trong một ô excel 1
Các bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, như trong hình là ô E4 --> các bạn nhấn chuột phải vào ô E4 sau đó chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút có hình đường chéo như hình dưới đây.
Tạo một đường chéo trong một ô excel 2
4. Thủ thuật Excel - Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím
Việc sử dụng hoàn toàn bàn phím, không phải động tới chuột sẽ giúp tăng tốc độ làm việc của bạn trong excel lên khá nhiều. Bởi vậy, thay vì dùng excel theo kiểu vừa nhập liệu vừa kéo kéo thả thả con chuột để thêm bớt dòng cột các bạn có thể dùng những tổ hợp phím tắt cực kỳ hữu ích sau:
Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bất kỳ các bạn phải chọn dòng hay cột đó đã.
- Chọn dòng: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Shift và phím cách
- Chọn cột: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím cách
Bước 2: Để thêm hay bớt dòng:
- Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +
- Bớt dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + -
Dù bạn biết cách sử dụng tổ hợp phím tắt này nhưng nếu các bạn chỉ chọn một dòng sau đó nhấn ctrl shift + liên tục thì thực sự rất là mệt. Tốt nhất để thêm một lượng x dòng hoặc x cột, các bạn hãy chọn đúng bằng số x đó sau đó hãy thêm. Các bạn có thể chọn x dòng các bạn muốn bằng cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo các hướng lên xuống trái phải và để ý xem đã chọn được bao nhiêu cột. Ví dụ các bạn chọn 10 dòng thì sau khi nhấn ctrl shift + sẽ chèn thêm 10 dòng, chọn 100 cột sẽ được thêm 100 cột, cứ nhân đôi như thế….
Thêm bớt dòng cột trong excel cực nhanh
5. Thủ thuật Excel - Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh
Để di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ một cột trong một bảng tính excel thì cách nhanh nhất là:
Bước 1: Trước hết chọn cột dữ liệu đó. Sau đó di chuyển con chuột cho tới vùng rìa cho đến khi biểu tượng chuột biến thành dấu 4 mũi tên chỉ 4 hướng.
Bước 2:
- Để di chuyển vùng dữ liệu các bạn chỉ cần giữ chuột và kéo.
- Để sao chép vùng dữ liệu các bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo
Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh trong excel
6. Thủ thuật Excel - Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu
Khi nhập liệu trong excel sẽ có nhiều trường hợp có những khoảng trống trong một vùng dữ liệu. Ví dụ như hình dưới đây:
Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 1
Như các bạn thấy có 2 dòng E11 và E14 trống bảng kê phiếu nhập kho, trường hợp các bạn muốn xóa 2 dòng đó đi các bạn có thể chọn 2 dòng đó và nhấn delete. Nhưng trong trường hợp có rất nhiều dòng trống hoặc ô trống thì các bạn không thể làm cách đó rất mất thời gian. Các bạn có thể áp dụng thủ thuật excel sau:
Bước 1: Đầu tiên quét tất cả vùng dữ liệu bao chứa những khoảng trống muốn xóa đi đó, sau đó các bạn bật chức năng lọc Filter trong excel, ấn vào mũi tên xổ xuống ở một cột bất kỳ. Khi đó, một trình đơn sẽ xuất hiện, các bạn bạn bỏ chọn Select All và chọn phần Blank ở dưới cùng. Khi đó tất cả các ô trống/dòng trống sẽ ngay lập tức được hiển thị ra.
Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 2
Bước 2: Các bạn bôi đen tất cả những dòng trống xuất hiện sau đó nhấn chuột phải chọn Delete Rows – Sau đó bỏ lọc là xong. Và đây là kết quả:
Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 3
7. Thủ thuật Excel - Ứng dụng chúc năng lọc Excel vào sổ kế toán
Chức năng lọc trong excel là một chức năng mà các kế toán viên hay bất kỳ ai sử dụng excel cũng không thể không biết. Càng làm việc với excel lâu dài các bạn sẽ càng thấy giá trị của việc lọc bằng Filter để quản lý.
Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ cuối tháng các bạn cần lọc tài khoản 112 trong sổ Nhật ký chung để nhằm mục đích theo dõi hoặc chỉnh sửa gì gì đó chẳng hạn. Các bạn quét tất cả dữ liệu trong trong vùng cột tài khoản. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L, sau đó chỉ việc nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn tài khoản các bạn cần lọc là xong
Lọc Excel trong kế toán
8. Thủ thuật Excel - Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel
Để các bạn hiểu về phần này Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ trong một bảng tính excel các bạn có một cột danh mục hàng hóa kèm cột giá tiền ở bên cạnh chẳng hạn. Các bạn muốn giới hạn vùng giá tiền này trong khoảng dưới 20.000 chẳng hạn, vì nhiều khả năng giả sử các bạn nhập dữ liệu trong lúc say bia rượu chẳng hạn có thể nhập nhầm từ 20.000 thành 200.000 hay 2.000.000 RẤT NGUY HIỂM. Vậy lúc này áp dụng thủ thuật giới hạn giá trị nhập liệu bằng chức năng Data Validation trong excel là hay nhất. Các bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần giới hạn, click chuột vào Tab “Data” trên thanh menu – sau đó vào Data Validation.
Giới hạn dữ liệu nhập bằng data validation trong excel 1
- Bước 2: Trong phần Allow chọn “Whole Number”, phần Data để “Between”, phần Minimum và Maximum để lần lượt là 1 và 20000 đó nhấn ok là xong.
--> Như các bạn thấy ở hình dưới, ở ô dưới cùng trong cột giá, Đức Minh để giá trị là 30000 nên Excel đang báo lỗi không thể nhập được, như vậy các bạn đã thành công.
Giới hạn dữ liệu nhập bằng data validation trong excel 2
9. Thủ thuật Excel - Nắm vững các thao tác cơ bản trong Excel
Các bạn dù có biết bao nhiều thủ thuật excel đi chăng nữa mà không nắm vững được cơ bản thì cũng không thể trở thành một chuyên gia excel thực thụ trong mắt bạn bè được. Có chăng chỉ thỉnh thoảng lôi mấy cái thủ thuật ra lòe thiên hạ còn bản chất thì chả hiểu gì. Nhất là đối với những bạn muốn học sâu hơn về excel thì hãy cố gắng nắm vững những kỹ năng cơ bản này đã nhé:
+ Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu trong excel: Định dạng số, bảng, trộn (merge), xóa (split)…
+ Định dạng tự động: Định dạng theo yêu cầu
+ Sử dụng hàm thông dụng: Vlookup, If, Hlookup, ….
+ Vẽ Biểu đồ, đồ thị: Chart
+ Tạo siêu liên kết: Hyperlink
+ Thiết Lập in: Page setup
+ Đặt Password cho file Excel các phiên bản.
... Ngoài ra còn rất nhiều kiến thức tin học văn phòng cơ bản khác tại:
10. Thủ thuật Excel - Quản lý hàng hóa bằng Data Validation trong Excel
Đầu tiên Đức Minh xin đưa ra ví dụ các bạn có một kho hàng cần quản lý trong excel theo kiểu:
Quản lý hàng hóa bằng data validation excel
Ví dụ các bạn có một bảng kho hàng hóa gồm 3 cột: "Loại sản phẩm", "Đời sản phẩm", "Tình trạng sản phẩm". và các bạn muốn quản lý trong excel theo kiểu:
- Cột "Loại sản phẩm" chọn trong một menu xổ xuống, click chuột dựa theo một danh sách có sẵn, tránh nhập dữ liệu bằng tay. Ví dụ list các sản phẩm iphone 6, iphone 7, sony z3 z5 , ...
- Cột "Đời sản phẩm" ta cần menu xổ xuống tương ứng nhưng phải đáp ứng một điều kiện phù hợp cột"Loại sản phẩm". Ví dụ cột loại sản phẩm iphone thì cột đời sản phẩm menu xổ xuống xuất hiện những sản phẩm tương ứng ví dụ iphone 100, iphone 1000,...
- Cột "Loại sản phẩm" chọn trong một menu xổ xuống, click chuột dựa theo một danh sách có sẵn, tránh nhập dữ liệu bằng tay. Ví dụ list các sản phẩm iphone 6, iphone 7, sony z3 z5 , ...
- Cột "Đời sản phẩm" ta cần menu xổ xuống tương ứng nhưng phải đáp ứng một điều kiện phù hợp cột"Loại sản phẩm". Ví dụ cột loại sản phẩm iphone thì cột đời sản phẩm menu xổ xuống xuất hiện những sản phẩm tương ứng ví dụ iphone 100, iphone 1000,...
- Cột "Tình trạng sản phẩm" có 2 loại "có hàng" và "hết hàng" thôi.
Để làm được điều đó, đầu tiên cần hiểu được chức năng Data Validation trong excel, thủ thuật này khá phức tạp, cụ thể các bạn xem tại:
Nếu các bạn có thắc mắc ở phần nào trong bài viết 100 thủ thuật excel này thì comment ở dưới nhé, Viện đào tạo Kế toán, Tin học Đức Minh sẽ hỗ trợ cho các bạn!
- Bài viết được chia sẽ trên trang www.tuhocexcel.net , Chia sẽ vui lòng ghi rõ nguồn gốc bài đăng.
- Group tham gia Tự Học Excel : https://www.facebook.com/groups/1716543358373810/
- Clip Tự học Excel - Xem tại đây : http://www.tuhocexcel.net/videos
- Mọi thắc mắc, góp ý vui lòng mail về địa chỉ : tuhocexcel2018@gmail.com
hoặc liên hệ qua : http://www.tuhocexcel.net/p/lien-he-tu-hoc-excel.html
