Cách Sử Dụng Excel 2016 – Tự Học Cách Chuyển Dữ Liệu Từ Excel Sang Word

Trong gói phần mềm văn phòng Office của Microsoft cung cấp cho chúng ta nhiều giải pháp quản lý văn bản và số liệu vô cùng hiệu quả. Bạn có thể dể dàng soạn thảo một văn bản, tài liệu hướng dẫn, sách…chỉ bằng phần mềm Word. Bên canh đó nếu công việc bạn liên quan đến thống kê, tính toán và tập hợp các con số thì Excel là một lựa chọn số một hiện nay.

Viêc tự học để am hiểu cách sử dụng Word, Excel và kể từ đó kết hợp chúng lại với nhau sẽ làm cho công việc của bạn trở nên dể dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể nhanh chóng tính toán số liệu trên Excel và sử dụng các số liệu này trên Word để tạo các tài liệu, văn bản có giá trị. Tính ứng dụng thực tế rất cao.

Hiên nay, ngay cả trên Word và Excel đều đã hổ trợ liên kết dữ liệu lẫn nhau giữa 2 ứng dụng này. Hôm nay, trong series cách sử dụng Excel 2016, Thế Giới Excel sẽ trình bài cách chuyển dữ liệu từ Excel sang Word cho phiên bản 2016. Đây là một trong những kiến thức về cách sử dụng Excel cơ bản và mang tính thực tế cao. Trong bài viết có miêu tả từng bước để thực hiện, bạn có thể tự học và thực hành ngay tại nhà hoặc trong công ty nhé.

Chuyển dữ liệu thuần giá trị từ Excel sang Word

Hầu hết mọi người thường chuyển dữ liệu từ Excel sang Word bằng cách sao chép (Copy + Paste), nên không có bất kỳ kết nối cập nhật dữ liệu từ Excel với Word.

1. Kéo chọn vùng dữ liệu cần sao chép sang Word

2. Nhấp chuột phải và chọn Copy ( hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt CTRL + c).

3. Mở một tài liệu Word lên.

4. Và nhấn tổ hợp phím CTRL + v.

5. Dữ liệu được chép qua file Word và tự động tạo một table. Bạn sẽ thấy có một biểu tượng nhỏ góc trái phía trên cùng của table. Bạn nhấn vào đó và kẻ đường viền ô cho dữ liệu.

Kết quả.

Chú ý: Để xóa một table, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng nhỏ góc trái phía trên cùng, và chọn Delete Table.

Chuyển dữ liệu có liên kết từ Excel sang Word bằng tính năng Paste Special

Trong trường hợp này, Excel sẽ là nơi chứa dữ liệu nguồn. Bạn có thể tạo một liên kết dữ liệu từ Excel sang Word. Nếu bạn thay đổi dữ liệu trong Excel thì dữ liệu trong Word cũng sẽ cập nhật tự động theo.

1. Lập lại các bước từ 1 đến 3 ở hướng dẫn trên.

2. Trong Word, tại tab Home, trong nhóm Clipboard, nhấn chọn Paste.

3. Nhấn chọn Paste Special.

Cửa sổ Paste Special xuất hiện.

4. Chọn mục Past link , sau đó là HTML Format.

5. Nhấn OK.

6. Bây giờ tiến hành kẻ viền cho table bằng cách nhấn vào biểu tượng bên trái trên cùng.

Kết quả.

7. Chúng ta thử thay đổi dữ liệu bên Excel.

Kết quả.

Chú ý: Trong Word, bạn nhấn chuột phải vào biểu tượng bên trái trên cùng của table, tiếp đó chọn Linked Worksheet Object. Hợp thoại Links dialog xuất hiện. Tại đây, bạn có nhiều tùy chọn như ngắt liên kết (break), thay đổi (change) đường dẫn đến nơi chứa file Excel nguồn.

Chèn trực tiếp một Sheet của Excel vào Word

Để thuận tiện cho việc nhập liệu và tính toán tự động với các công thức trên Word, chúng ta có thể chèn trực tiếp một sheet của Excel vào Word với giao diện được lấy hoàn toàn từ Excel và bạn có thể làm việc với Excel ngay trong Word.

1. Quét chọn dữ liệu trên Excel.

2. Chuột phải, và chọn tiếp Copy ( hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + c).

3. Mở một tài liệu Word.

4. Trong Word, tại tab Home, bạn tìm tới nhóm Clipboard, chọn Paste.

5. Bạn chọn tiếp mục Paste Special.

Cửa sổ làm việc của Paste Special xuất hiện.

6. Check chọn mục Paste và Microsoft Excel Worksheet Object.

7. Nhấn OK.

8. Như trong ví dụ, bạn nhấn chuột 2 lần vào đối tượng vừa mới được chèn vào Word để tiến hành làm việc, hãy thử thêm hàm SUM.

Chú ý: Việc chèn một Excel vào trong Word như hướng dẫn thì không có sự liên kết dữ liệu từ file Excel nguồn. Để tạo một liên kết dữ liệu, chúng ta quay lai từ bước 6, check chọn mục Paste Link và Microsoft Excel Worksheet Object. Bây giờ, nếu bạn nhấp chuột 2 lần vào đối tượng vừa chèn, thì Excel sẽ mở file Excel nguồn.

Ngược lại để chèn một file bất kỳ vào trong Excel, tại tab Insert trong thanh Ribbon, tìm tới nhóm Text và nhấn Object.

Thế là Thế Giới Excel đã hướng dẫn cho các bạn làm thế nào để chuyển dữ liệu từ Excel sang Word, sự liên kết này làm cho công việc của chúng ta trở nên dể dàng và nhanh chóng hơn. Nếu thấy hay hãy Share, Like và Comment cảm nghỉ và khó khăn nếu có trong quá trình làm việc nhé.