Hướng dẫn lập sổ nhật ký chung bằng Excel

Sổ nhật ký chung là một công cụ quan trọng trong việc lưu trữ các dữ liệu kế toán của công ty. Tuy nhiên, việc lập sổ nhật ký chung thông qua phần mềm Excel sẽ rất khó khăn nếu nhân viên kế toán không nắm được các kiến thức cơ bản. Vì vậy bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho các bạn kế toán cách lập sổ nhật ký chung bằng Excel cơ bản nhất.

1. Sổ nhật ký chung là gì?

(Sổ nhật ký chung trong kế toán)

Sổ nhật ký chung chính là sổ kế toán tổng hợp, có mục đích dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản nhằm phục vụ cho việc ghi sổ cái.

2. Vai trò của sổ nhật ký chung

Có 2 nhiệm vụ quan trọng chính của sổ nhật ký chung đó là

– Thống kê, kiểm soát hàng hóa, sản phẩm, giá cả.

– Hỗ trợ công tác quản lý của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn lập sổ nhật ký chung bằng Excel

Bước 1: Nắm rõ các thông tin cần có trong sổ Nhật ký chung

Sổ nhật ký chung thường sẽ có những thông tin cơ bản sau, theo Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

(Mẫu sổ nhật ký chung)

– Cột ngày ghi sổ: ngày thực hiện việc ghi sổ.

– Cột số hiệu: số hiệu ghi trên chứng từ. Trong đó gồm:

Hóa đơn: là số hóa đơn

Phiếu thu, phiếu chi: ký hiệu là PT…, PC…, phần trong dấu… là số thứ tự của các phiếu thu, phiếu chi. (Ví dụ PT015: là phiếu thu số 15).

Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng: kí hiệu là GBN…, GBC…, phần trong dấu… là số thứ tự của các giấy báo nợ, báo có

Các bảng biểu, các bút toán kết chuyển: kí hiệu là PKT…

– Cột Ngày chứng từ: là ngày tháng chính xác trên chứng từ.

– Cột Tài khoản Nợ/Có: định khoản Nợ/Có cho các nghiệp vụ phát sinh.

– Cột Diễn giải: ghi chú lại nội dung tóm tắt, ngắn gọn, đầy đủ để mọi người có thể hiểu được.

– Cột Tài khoản đối ứng: theo dõi tài khoản đối ứng cho những tài khoản đã định khoản bên cột Tài khoản Nợ/Có.

Bước 2: Định khoản các bút toán trên nhật ký chung

Chúng ta cần hoàn thiện thông tin vào cột Số phát sinh và cột Số dư:

– Cột Số phát sinh Nợ: điền số tiền tương ứng với Tài khoản ghi Nợ.

– Cột Số phát sinh Có: điền số tiền tương ứng với Tài khoản ghi Có.

– Cột Số dư Nợ hoặc dư Có.

Bước 3: Tổng cộng con số phát sinh Nợ/Có

Trong bước này, ta sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL (hàm tổng trong Excel)

Câu lệnh: SUBTOTAL(9;  dãy ô cần tính tổng).

Bước 4: Hoàn thành lập số nhật ký chung trên Excel

(Hoàn thiện sổ nhật ký chung)

Nếu cột tài khoản đối ứng nếu có 2 tài khoản trở lên, chúng ta hãy sử dụng công thức nối: = nhập vào tài khoản 1& “dấu ;”& tài khoản 2.

Chú ý: Số tiền thuế (nếu có) = Số tiền hàng / Doanh thu  (x) Thuế suất.

Nếu thực hiện đầy đủ các bước trên thì việc lập sổ nhật ký chung cơ bản đã hoàn thành. Chúng ta chỉ cần đối chiếu lại kết quả cho chính xác nhất.

Trên đây là những bước cơ bản để lập sổ nhật ký chung trên Excel cho kế toán tổng hợp bởi Casinotructuyen.com. Để thực hiện công việc này được dễ dàng hơn, bạn cần hiểu rõ các nghiệp vụ kế toán và cách sử dụng các hàm trên Excel. Chúc bạn có thể thực hiện thành thạo việc lập sổ nhật ký chung trên Excel!

- Bài viết được chia sẽ trên trang www.tuhocexcel.net , Chia sẽ vui lòng ghi rõ nguồn gốc bài đăng.
- Group tham gia Tự Học Excel : https://www.facebook.com/groups/1716543358373810/
- Clip Tự học Excel - Xem tại đây : http://www.tuhocexcel.net/videos
- Mọi thắc mắc, góp ý vui lòng mail về địa chỉ : tuhocexcel2018@gmail.com
hoặc liên hệ qua : http://www.tuhocexcel.net/p/lien-he-tu-hoc-excel.html